Dentro de las técnicas de gestión realmente útiles para el día a día de una empresa, la metodología OKR es una de las pocas que puede ser aplicada por cualquier tipo de negocio, sin importar su tamaño o a qué se dedique.
Por eso, hoy detallamos que son los OKR, su origen y cómo usarlos en la práctica, junto con ejemplos para que se entienda perfectamente.
OKR es la abreviatura de Objectives and Key Results, es decir: Objetivos y Resultados Clave.
En la metodología OKR lo primero que hacemos es plantearnos una meta medible, el objetivo. Por ejemplo, lo podemos hacer para objetivos trimestrales y esta es la aplicación tradicional, pero también podemos establecer OKR anuales o incluso mensuales.
Una vez establecido el Objetivo, definimos los Resultados Clave tangibles y también medibles que debemos obtener a fin de que se cumpla ese objetivo.
Los Objetivos de los OKR deben ser concretos, breves y medibles, también inspirar a la acción y dejar claro qué se quiere conseguir. Y no hace falta complicarse.
Por ejemplo, para definir los OKR, empezamos por la meta que queremos conseguir.
Objetivo para el próximo trimestre:
A partir de este objetivo, y según nuestra situación y nuestra estrategia general, nos planteamos qué Resultados Clave producirían que ese objetivo se cumpliera.
Siguiendo el ejemplo, estos Resultados Clave podrían ser:
La empresa, haciendo números, cree que con conseguir esos resultados en costes, marketing y repeticiones puede conseguir ese 20% o más que se ha propuesto, así que se enfoca en producir esos 3 resultados, para que estos desencadenen automáticamente el objetivo.
Como vemos, tanto el Objetivo como los Resultados Clave son medibles en todo momento. Así, cuando nos pongamos en marcha, nos concentramos en producir esos 3 resultados y vamos recogiendo datos de cómo va su ejecución.
Antes de seguir, conviene aclarar que los OKR y los KPI’s no son lo mismo ni tienen la misma utilidad en una empresa.
Los KPI’s, abreviatura en inglés de Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Desempeño, son una serie de métricas que usamos para controlar cómo está yendo la empresa.
Es decir, que los KPI’s son como un cuadro de mando que controlamos para ver cómo lo estamos haciendo. En general, habrá una de serie de indicadores clave que, sea cual sea la situación de la empresa, su actividad o su tamaño, querremos tener siempre en cuenta: ventas, valor de por vida del cliente, flujo neto de caja mensual…
Así, si me planteo el objetivo:
Y defino como Resultados Clave para que eso ocurra:
En los OKR mediré y controlaré lo relacionado con ese objetivo del 30% y, cuando lo cumpla o pase el tiempo, seguramente plantearé otro Objetivo y otros Resultados Clave.
Sin embargo, los KPI’s de mi empresa seguirán siendo los mismos y seguirán teniendo esa dimensión general y global, algo más «pasiva», consistente en ir recogiendo datos clave para saber en todo momento cómo va nuestra empresa en sus dimensiones principales.
Hay quien dice que los KPI’s son como el tablero de mandos del coche que nos dice cómo está y que los OKR son como el GPS que nos lleva en la dirección correcta.
Lo primero es fijar objetivos que nos den una dirección clara de hacia dónde va la empresa. Recordemos que mediante los OKR marcamos el camino y no necesariamente tendrán que ver con las ventas o los ingresos, podemos poner OKR para aumentar la satisfacción de los clientes, de los empleados, para mejorar un producto…
El primer paso es plantearnos un objetivo para los OKR, el cual debe suponer cierto reto (o de lo contrario, no nos motivará ni tendrá mucho sentido), pero que este no resulte imposible.
Ejemplo: Aumentar la conversión de la tienda online un 15% dentro de 2 meses.
Como vemos, este objetivo es:
Ahora cabe preguntarse: ¿Qué resultados harían que ese objetivo no tuviera más remedio que cumplirse?
Si analizamos nuestra tienda podemos ver que, si reducimos el abandono del carro de compra un 20%, ponemos otro medio de pago para los que no se fíen de pagar con tarjeta y rediseñamos las páginas de productos para hacerlas más atractivas, la conversión no tendría más remedio que aumentar.
Así que nos planteamos esos resultados clave, de nuevo de manera concreta, sencilla y medible.
En Recursos para Pymes, se ha diseñado una pequeña aplicación donde se pueden seguir tanto los Objetivos como los Resultados Clave. He aquí un pantallazo de la sección principal, donde se puede ver todo un OKR real y sus resultados clave de un vistazo.
Tenemos el destino (Objetivo), tenemos los caminos que creemos que nos llevarán irremediablemente hasta dicha meta (los Resultados Clave), pero tenemos que andar, así que nos ponemos en marcha y vamos ejecutando acciones concretas para cada Resultado Clave.
En este paso, vamos controlando la ejecución de esos Resultados Clave y cómo nos vamos acercando a cada uno, conforme vayamos terminando las tareas necesarias.
En Recursos para Pymes, esto se hace con un indicador de progreso porcentual para cada resultado, dentro del apartado de Resultados Clave de la aplicación que se usa para manejar OKR e ir actualizando datos de esos resultados.
Los OKR, como cualquier otra herramienta de gestión, no es algo pasivo, sino vivo y que cambia y se adapta. Podemos haber presentado el Resultado Clave del rediseño de la web, pero que este no proporcione los datos que esperábamos.
En ese caso, podemos modificar el Resultado Clave del OKR que no está funcionando o incluso introducir otro nuevo. Controlar de cerca nos permite corregir el curso.
Al fin y al cabo, nunca sabremos de antemano si los Resultados Clave que hemos planteado serán suficientes para el cumplimiento del objetivo principal hasta que nos pongamos en marcha.
Por Recursos para Pymes
