Contar con un plan de acción ante una crisis es muy importante: el mismo te proporciona una guía práctica en momentos difíciles.
Seguir haciendo negocios y mantener tu empresa en funcionamiento es una posibilidad cuando tomas medidas como las que te ofrecemos a continuación. Te permitirán administrar tus cuentas por cobrar durante una crisis y seguir recibiendo pagos por parte de tus clientes. Tu objetivo es establecer pautas que favorezcan no solo a tus clientes, sino que mantengan el rendimiento óptimo de tu negocio.
A continuación los siguientes consejos:
Ponte en contacto con tus clientes: Durante una crisis, es difícil saber quién puede verse afectado. Comunícate con tus clientes para saber cómo les va y ofréceles tu apoyo. Tus clientes recordarán tu honesta preocupación una vez que las aguas vuelvan a su curso.
Establece la cantidad de tiempo para pagar que puedes extender a aquellos clientes afectados por la crisis: Dependiendo del alcance de la crisis, es posible que tus clientes no puedan trabajar temporalmente y por tanto no tengan un salario. Si no pueden pagarte los saldos de sus cuentas a tiempo, puedes extenderles los términos de pago por 2 semanas. Evalúa a cada cliente caso por caso para llegar a una decisión.
Ofrece facilidades en los planes de pago: Brinda a tus clientes varias opciones para pagar sus facturas. Averigua qué cantidad les resulta cómoda pagar y acepta pagos como lo harías normalmente tanto si los clientes pagan con cheque, efectivo, giro postal o tarjetas de crédito o débito.
No facilites las mismas condiciones de pago a todos: Solo tu sabrás cuando contactes a tus clientes si se han visto afectados por una crisis. Si no ha sido así, sigue facturándoles igual que siempre sin cambiar tus condiciones de pago.
Usa la correspondencia para hacer un debido seguimiento: Una vez que establezcas un acuerdo de pago diferente con tus clientes, envíales una carta confirmando tu conversación y enumera los detalles. Por ejemplo, indica cuándo vence su próximo pago y la cantidad adeudada. Como estímulo, este es el momento perfecto para ofrecerles un descuento en tus productos o servicios una vez que pase la crisis.
Incluye la información de pago en el perfil de cada cliente: Debido a la cantidad de cosas que suceden durante una crisis tanto para los clientes como para las empresas, es importante realizar un seguimiento de los pagos. Ajusta tus cuentas por cobrar para reflejar el pago acordado de cada cliente. Luego, envía facturas como de costumbre que reflejen el nuevo acuerdo de pago. Mantén notas detalladas en los archivos de cada cliente para evitar discrepancias. Si aún no has invertido en un sistema automatizado de contabilidad en línea, ahora es un buen momento para hacerlo. El sistema puede enviarte recordatorios cuando los clientes no hayan pagado sus facturas, para que un miembro de tu personal pueda hacer un seguimiento inmediato.
No agregues cargos por pagos atrasados: Cuando las personas intentan recuperarse o adaptarse a nuevas circunstancias, por cortesía, no agregues cargos por pagos atrasados. Ten en cuenta que esto es solo una medida temporal. Puedes continuar agregando cargos por pagos atrasados en el futuro. Los clientes apreciarán tu comprensión cuando están pasando por una dificultad. No olvidarán tu amabilidad.
Acepta pagos por adelantado: Si alguien se ve afectado por una crisis, pero tiene el dinero y los medios para pagar su factura en su totalidad, acéptala. Algunos clientes se sienten más cómodos cuando pueden pagar sus facturas, pues los libera para enfrentar otros desafíos. Al aceptar su pago, los ayudas a avanzar y, al mismo tiempo, evitas que tu flujo de efectivo disminuya.
Revisa tus cuentas por cobrar con más frecuencia de lo habitual: Durante los tiempos de disminución del flujo de efectivo, deberás revisar las cuentas por cobrar y el índice de tus cuentas por cobrar con mayor frecuencia. Al hacerlo, estarás al tanto de cualquier ajuste que necesites hacer en tus finanzas.
Sigue haciendo depósitos en tu cuenta de ahorros: Puede que necesites hacer retiros de tu cuenta de ahorros para cubrir la escasez de capital de trabajo. Pero incluso cuando realices retiros, intenta seguir depositando montos similares a los que agregarías habitualmente a tu cuenta de ahorros.
Mantén la calma durante la tormenta
Enfrentarse a los desafíos es parte de la gestión de todo negocio. Ante todo debes mantener la calma: ayudará a que tus clientes superen la crisis y estarás fomentado una buena imagen hacia tu empresa. Cuando los efectos de la crisis dejen de notarse, tus clientes recordarán tu buena actitud. Te recompensarán al continuar contando con tus productos y servicios.
Del mismo modo, Royal Capital se preocupa por sus miembros y los apoya cuando se encuentran ante situaciones menos que deseables. Recuerda: nuestro personal está disponible para responder tus preguntas y escuchar tus inquietudes,
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